Trennung von geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungskosten
Bei den steuerlich abziehbaren Bewirtungskosten dürfen die

• geschäftlichen Bewirtungskosten nur zu 70 % und die
• betrieblichen Bewirtungskosten zu 100 %
als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Alles, was keine betriebliche Bewirtung ist, wird als geschäftliche Bewirtung eingestuft. Die geschäftlichen Bewirtungen umfassen im Wesentlichen die Bewirtungen zur Pflege und Anbahnung von Geschäftsbeziehungen.

Zu 100 % abziehbare Bewirtungskosten
Die Unterscheidung bei den Bewirtungskosten wirkt sich zum einen auf die Höhe der abziehbaren Kosten aus. Zum anderen wirkt sie sich auch auf die Aufzeichnungspflichten aus, weil nur die zu 70 % abziehbaren Bewirtungskosten einzeln und gesondert aufgezeichnet werden müssen.

Bewirtung im Rahmen des Leistungsaustauschs
Der Inhaber einer Gaststätte, eines Bistros oder eines Imbissstands verkauft Speisen und Getränke gegen Entgelt. Seine eigenen Aufwendungen für den Einkauf von Speisen und Getränken (= Wareneinsatz) zieht er zu 100 % als Betriebsausgaben ab.

• Bei einem entgeltlichen Leistungsaustausch unterbleibt die Kürzung (R 4.10 Abs. 5 EStR).
• Nur wenn die Bewirtung unentgeltlich erfolgt, wird der Abzug auf 70 % eingeschränkt.

Die Bewirtung ist immer dann entgeltlich, wenn die Verpflegung als Bestandteil einer Leistung angeboten wird. D. h., der Unternehmer hat die Bewirtungskosten im Preis der Gesamtleistung einkalkuliert. Das gilt für jede entgeltliche Bewirtung, also nicht nur für den Inhaber eines Restaurationsbetriebs. Ist z. B. im Entgelt für Kongresse und Seminare die Verpflegung enthalten, darf der Veranstalter die Bewirtungsaufwendungen zu 100 % abziehen. Das ist auch dann der Fall, wenn der Unternehmer ein Produkt verkauft und die Produktschulung mit Bewirtung als kostenlose Leistung ausweist (FG Düsseldorf v. 16.1.2001, 6 K 2061/97).

Praxis-Beispiel: Verpflegung während Personalschulung
Ein Unternehmer verkauft technische Geräte, bei denen im Verkaufspreis eine kostenlose Personalschulung für den Käufer enthalten ist. Die Verpflegung während der Schulung ist im Verkaufspreis einkalkuliert. Auch wenn der Vertrag die Formulierung "die Ausbildung erfolgt im Rahmen eines Ausbildungsseminars in unserem Hause und ist für 2 Personen kostenlos, Fahrt- und Aufenthaltskosten gehen zu unseren Lasten" enthält, sind die Verpflegungskosten eingeschlossen, die während der Schulung anfallen.
Eine Einladung zu einem gemeinsamen Abschlussessen ist durch diese Formulierung allerdings nicht abgedeckt. Ohne vertragliche Verpflichtung handelt es sich dann um eine allgemeine Kundenbewirtung, sodass solche Bewirtungskosten nur zu 70 % abgezogen werden dürfen.

Praxis-Tipp: Hinweis auf die einzelnen Bestandteile des Leistungsangebots
Sind im Leistungsangebot Bewirtungen enthalten, sollte darauf hingewiesen werden, dass die Bewirtung Bestandteil des Leistungsangebots ist. Es sollten alle Aufwendungen aufgeführt werden, die der Unternehmer üblicherweise erbringt. Auf diese Weise kann die Kürzung von 30 % vermieden werden.

Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Aufteilung der Bewirtungskosten
Anlässlich des 25-jährigen Geschäftsjubiläums lädt Herr Huber seine Arbeitnehmer und seine Geschäftsfreunde zu einer Jubiläumsfeier ein. An der Feier nehmen insgesamt 36 Personen teil, und zwar
• Herr Huber und seine Ehefrau,
• 16 Arbeitnehmer und
• 18 Geschäftsfreunde.

Die Bewirtungskosten betragen 3.240 EUR zuzüglich 615,60 EUR Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer darf insgesamt zu 100 % als Vorsteuer abgezogen werden. Von den Netto-Bewirtungskosten von 3.240 EUR entfallen
• auf die Arbeitnehmerbewirtung 3.240 EUR : 36 × 16 = 1.440 EUR, die Herr Huber zu 100 % abzieht,
• auf Herrn Huber und seine Ehefrau 3.240 EUR : 36 × 2 = 180 EUR, die zu 100 % abgezogen werden,
• auf die Bewirtung der Geschäftsfreunde 3.240 EUR : 36 × 18 = 1.620 EUR, die nur zu 70 % (1.134 EUR) abgezogen werden dürfen.

Der Unternehmer bucht die Bewirtung seiner Arbeitnehmer sowie die eigene Bewirtung und die seines Ehegatten wie folgt:
• Konto SKR 03 Soll • Konten- bezeichnung • Betrag • Konto SKR 03 Haben • Konten- bezeichnung • Betrag
• 4140 • Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei • 1.440,00
• 4900 • Sonstige betriebliche Aufwendungen • 180,00
• 1576 • Abziehbare Vorsteuer 19 % • 307,80 • 1200 • Bank • 1.927,80

• Konto SKR 04 Soll • Konten- bezeichnung • Betrag • Konto SKR 04 Haben • Konten- bezeichnung • Betrag
• 6130 • Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei • 1.440,00
• 6300 • Sonstige betriebliche Aufwendungen • 180,00
• 1406 • Abziehbare Vorsteuer 19 % • 307,80 • 1800 • Bank • 1.927,80

Die Bewirtung der Geschäftsfreunde bucht er wie folgt:
• Konto SKR 03 Soll • Konten- bezeichnung • Betrag • Konto SKR 03 Haben • Konten- bezeichnung • Betrag
• 4650 • Bewirtungskosten • 1.134,00
• 4654 • Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten • 486,00
• 1576 • Abziehbare Vorsteuer 19 % • 307,80 • 1200 • Bank • 1.927,80

• Konto SKR 04 Soll • Konten- bezeichnung • Betrag • Konto SKR 04 Haben • Konten- bezeichnung • Betrag
• 6640 • Bewirtungskosten • 1.134,00
• 6644 • Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten • 486,00
• 1406 • Abziehbare Vorsteuer 19 % • 307,80 • 1800 • Bank • 1.927,80

Wann von Bewirtungskosten auszugehen ist
Eine Bewirtung liegt vor, wenn jemand auf Kosten des Unternehmers/Freiberuflers Speisen, Getränke und Genussmittel verzehrt. Ein Betriebsausgabenabzug ist jedoch nur möglich, wenn ein betrieblicher Anlass vorliegt. Bei der Abgrenzung ist wie folgt vorzugehen:

• Zuerst ist zu prüfen, ob die Bewirtung privat oder betrieblich veranlasst war.
• War die Bewirtung betrieblich veranlasst, geht es im 2. Schritt darum festzustellen, ob die angemessenen Bewirtungsaufwendungen zu 100 % oder evtl. nur zu 70 % gewinnmindernd abgezogen werden können.

Abgrenzung zwischen privatem und betrieblichem Anlass
Bei der Abgrenzung, ob eine Bewirtung privat und betrieblich veranlasst ist, muss wie folgt unterschieden werden:

• Es dürfen nur betrieblich veranlasste Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden.
• Unangemessene Bewirtungskosten dürfen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nicht abgezogen werden. Eine absolute Betragsobergrenze gibt es allerdings nicht.
• Bewirtungskosten, die ausschließlich oder überwiegend aus privatem Anlass entstehen, dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.
• Eine geringfügige private Mitveranlassung ist unschädlich. Lädt der Unternehmer z. B. einen Geschäftsfreund, mit dem er auch privat befreundet ist, zu einem Geschäftsessen ein, bleibt der geschäftliche Anlass erhalten, auch wenn während des Essens ein privater Gedankenaustausch stattfindet.
• Bewirtungskosten, die gleichermaßen betrieblich und privat veranlasst sind, können insgesamt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Es handelt sich um gemischte Aufwendungen, die – wenn kein Aufteilungsmaßstab vorhanden ist – nach § 12 EStG insgesamt nicht abgezogen werden dürfen.