Für Betriebsveranstaltungen wird seit diesem Jahr ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gewährt. Dieser Freibetrag kann allerdings nur für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr angewendet werden. Nimmt der Mitarbeiter an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, kann der Arbeitgeber auswählen, für welche beiden Veranstaltungen der Freibetrag gelten soll. Die dritte und weitere Veranstaltungen sind steuerpflichtig.

Wahlrecht bei mehreren Betriebsveranstaltungen
Ein Wahlrecht des Arbeitgebers besteht deshalb, weil er die Zuwendungen bei den Betriebsveranstaltungen, für die der Freibetrag nicht angewendet wird und die deshalb zu steuerpflichtigem Arbeitslohn der teilnehmenden Mitarbeiter führen, pauschal versteuern kann. Für diesen Fall soll er die Veranstaltung mit den geringsten Kosten auch im Nachhinein als nicht begünstigte Betriebsveranstaltung bestimmen können.

Beispiel: Drei Betriebsveranstaltungen im Jahr, alle Mitarbeiter nehmen teil
Ein Beispiel: In einer Firma finden im Jahr 2015 drei Betriebsveranstaltungen statt. Der auf den einzelnen teilnehmenden Mitarbeiter entfallende Vorteil beläuft sich bei*der Jubiläumsfeier im März 2015 auf 105 Euro,*dem Betriebsausflug im September 2015 auf 60 Euro und*bei der Weihnachtsfeier im Dezember 2015 auf 90 Euro. Der Vorteil liegt bei jeder einzelnen Veranstaltung im Rahmen des Freibetrags von 110 Euro. Da hier aber alle Mitarbeiter an drei Betriebsveranstaltungen teilgenommen haben, kann für eine dieser Veranstaltungen der Freibetrag nicht berücksichtigt werden. Hier würde es sich anbieten, für den Betriebsausflug die geldwerten Vorteile der Pauschalbesteuerung zu unterwerfen. (Mehr zur Pauschalbesteuerung lesen Sie in der nächsten Folge dieser Serie).

Wenn nicht alle Mitarbeiter an allen Betriebsveranstaltungen teilnehmen
Werden im Kalenderjahr im Betrieb mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt und nehmen nicht immer alle Mitarbeiter teil, muss für jede einzelne Betriebsveranstaltung festgehalten werden, wer tatsächlich dabei war. Andernfalls kann nicht festgestellt werden, wer die zahlenmäßige Obergrenze überschritten hat. Die Alternative wäre, die Vorteile aus einer der drei Betriebsveranstaltungen insgesamt der Besteuerung zu unterwerfen Eine praktikable, aber teure Lösung.

Wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben dient
Dient die Teilnahme eines Mitarbeiters an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, zum Beispiel wenn der Personalchef oder Betriebsrats-/Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf ihn oder sie entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.

Nicht ausgeschöpfter Freibetrag kann nicht übertragen werden
Der Freibetrag in Höhe von bis zu 110 Euro kann für eine einzelne Betriebsveranstaltung und je Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden. Das bedeutet zum einen, dass es in den Fällen, in denen der Arbeitgeber lediglich eine einzige Betriebsveranstaltung durchführt, nicht zur Verdoppelung des Freibetrags kommt. Zum anderen heißt das aber auch, dass ein für eine Betriebsveranstaltung nicht ausgeschöpfter Freibetrag nicht teilweise auf die andere Betriebsveranstaltung oder auf andere Mitarbeiter übertragen werden kann.